連絡

例文・テンプレをコピペOK◇派遣会社へのメール書き方・返信を公開

派遣会社・メール

こんなことが分かる

  • 派遣会社とのメールのやりとりのテンプレートは?
  • 署名はメールにつけるべき?
  • メールを書くときの宛先のマナーは?
  • 選考について問い合わせるメールの書き方は?
  • 登録情報を更新するときのメールの書き方は?

 

このように派遣会社へのメール応対に悩んでいる方へお届けいたします。

 

はじめまして、なべけん(@yochi_career)と申します。

 

大手人材派遣会社でコーディネーターとして、今まで1,000名以上の就業機会に携わっています。

 

この記事では、コピー・アンド・ペーストで使えるメールの型をシェアいたします。

 

派遣の仕事探しに、少しでも役立てられたら幸いです。

テンプレート①:本文の最初

 

メールのやり取りはビジネス要素が含まれます。

 

そのためLINEなどSNSのように「要件だけ伝える」のではなく、定型の挨拶文言を入れるようにしましょう。

 

コーディネーターや営業の名前分かるとき

 

担当者の名前を知っているときや、何回か連絡を取っているときはこのテンプレートを使います。

 

担当が分かる

株式会社◇◇
〇〇様

いつも大変お世話になっております。
登録スタッフの△△と申します。

 

やり取りが続いて返信を繰り返すときも、企業名・担当者名を入れるようにしましょう。

 

担当名が分からないとき

 

メールの名前が会社名や部署名でメールが送られてくるときは、担当者がわからないこともありますよね。

 

そのときにはこのテンプレートを使いましょう。

 

担当が不明

株式会社◇◇御中

いつもお世話になっております。
登録スタッフの△△と申します。

 

「様」は人の名前にしか使えませんが、「御中(おんちゅう)」は企業名や部署の後に使うキーワードです。

 

テンプレート②:仕事の紹介時(エントリー・質問・辞退)

 

仕事の紹介を受けたときには、1分でも早く連絡したほうが良いです。

 

派遣会社へ伝える情報は紹介ごとに変わるわけではないので、ぜひ活用してください。

 

ここでは3つの目的に分けて、テンプレートを紹介いたします。

 

エントリー希望するとき

 

エントリーを希望しても、選考を進める際に確認事項があります。

 

確認項目をエントリー希望と併せて回答すると、確認の手間が省けるため選考がスムーズに。

 

エントリー希望メール

求人の紹介ありがとうございます。
社内選考へエントリーをお願いいたします。

選考に必要な情報を記載いたしますので、併せて確認お願いいたします。

①職場見学可能スケジュール
・2日前17:00までの連絡で、9:00(待ち合わせ)〜17:00(終了)調整可能
・6/18は終日調整不可・・・【例1】

②連絡が繋がりやすい時間
17:00以降

③他社選考状況・優先度
A社>B社>C社

④就業スタート希望
即日から可能

選考の結果・進捗がありましたら、ご連絡お待ちしております。
何卒よろしくお願いします。

△△(名前)

 

スケジュールは具体的に書く

 

また職場見学の対応ができるスケジュールの回答は、【例1】のフォーマットが最も調整がしやすくなります。

 

まず対応できるベースの時間帯を「待ち合わせ」から「職場見学終了」までで回答します。

 

もしこの時間帯で対応できない日があれば、この例のように「6/18は終日不可」と書きましょう。

 

質問するとき(エントリー希望)

 

「もし分かれば知りたい」程度の質問がある場合には、先にエントリーすることがおすすめです。

 

先に申し上げたとおり選考のスピードが早いため、大きな懸念がなければ先に選考へ進めてもらいましょう。

 

エントリー&質問メール

求人の紹介ありがとうございます。
社内選考へエントリーをお願いいたします。

もし可能であれば、選考中に下記のご確認をお願いいたします。
・年末年始の休暇日程について ・・・【例1】
・正社員登用の実績有無について ・・・【例2】

社内選考に必要な情報を下記に記載いたします。

①職場見学可能スケジュール
・2日前の連絡で、9:00(待ち合わせ)〜17:00(終了)調整可能 
・6/18は終日調整不可

②連絡が繋がりやすい時間
17:00以降

③他社選考状況・優先度
A社>B社>C社

④就業スタート希望
即日から可能

選考の結果・進捗がありましたら、ご連絡お待ちしております。
何卒よろしくお願いします。

△△(名前)

 

変則的な休みは事前に案内あり

 

【例1】は多くの人が気になる質問ですが、特別な記載がない場合はカレンダー通りのお休みになります。

 

回答が予想できる内容の質問であれば、先にエントリーをしましょう。

 

重視している条件でなければまずエントリー

 

【例2】も重要な確認事項ですが、企業の担当者から情報を共有されるまでに時間がかかることもあります。

 

先にエントリーをしないと、確認をしている間に別の候補者で選考が進んでしまう可能性が高いです。

 

最重要な条件であれば別ですが、そうでなければ同じく先にエントリーがおすすめです。

 

質問をするとき(エントリー前に確認)

 

仕事を探す上で重要視しているポイントがあれば、エントリーに確認しましょう。

 

求人に対して質問をする際は、内容を具体的に記載することでやり取りが少なく確認できますね。

 

質問メール

求人の紹介ありがとうございます。
興味があるのですが、エントリー前に質問をさせてください。

・職場の年齢層は若年が多くないか ・・・【例1】
・月に2日程度、残業時間の調整が可能かどうか ・・・【例2】

大変お手数ですが、ご確認お願いいたします。

△△(名前)

 

質問の意図が分かるように質問

 

【例1】のように質問すると、「若い職場は抵抗がある」ことが伝えられます。

 

たとえば「若い人が何人働いていますか?」という質問の場合、質問の意図が分からず回答が後回しになる可能性もあります。

 

YES/NOの質問をする

 

【例2】は派遣会社の回答がYes/Noなので対応しやすく、事前にクライアントへの相談も可能な場合はスムーズに交渉が進みます。

 

質問があるときは電話がおすすめ

 

メールで回答するとなると文章を書く時間がかかるため、実は対応が後回しになってしまいがちなのです。

 

また文章だとご説明の通り意図が伝わりにくいこともあるので、時間があれば電話でサクッと確認して疑問を解消しましょう。

 

メールでの紹介の断り方

 

ポイントは辞退の理由を明記することです。

 

見送る理由を書かなければ、また同じような紹介の連絡が来てしまいます。

 

紹介断りメール

求人の紹介ありがとうございます。
あいにく求人へのエントリーはお見送りいたします。
ご連絡いただいたにもかかわらず申し訳ございません。

通勤時間を重視して仕事を探しているため、
自宅から1時間以内の職場の求人がございましたら
ぜひご紹介をお願いいたします。

今後とも宜しくお願いいたします。

〇〇(名前)

 

辞退理由を書くと次の紹介に繋がる

 

また見送る条件によっては、質問パターンと同様で派遣会社がクライアントへ交渉をしてくれることも。

 

交渉ができなかったとしても、次の仕事紹介に活かしやすいため別の求人をすぐに探してくれるので、ぜひ理由も添えて返信するようにしましょう。

 

もしエントリーしてもなかなか選考に通らないと少しでも感じていたら、今すぐこちらをチェックしましょう!

 

派遣エントリー通らない
派遣のエントリーが通らないを解決する方法|紹介実績1000名以上の業界人が解説

続きを見る

 

テンプレート③:選考の進捗について

 

エントリーして3日連絡がこない!

希望している仕事の選考状況が気になる!

 

本来であれば、派遣会社が遅延なく連絡すべきなのですが、選考に時間がかかるケースもあります。

 

選考のリアルな状況を知るためにもメールで問い合わせてみましょう。

 

早速メールでの問い合わせ方法をシェアいたします。

 

進捗を問い合わせる

 

求人にエントリーをして3営業日連絡がなかったら、このメールを派遣会社へ送るようにしましょう。

 

進捗問い合わせメール

件名:選考の進捗状況について問い合わせ

△△様/株式会社△△御中(名前が分からない場合は企業名を書く)

いつもお世話になっております。
登録スタッフの〇〇と申します。

先日エントリーした求人の選考状況について問い合わせの連絡をいたしました。

◇株式会社☓☓

選考に数日要するようでしたら、併せて別求人も紹介いただきたく存じます。
お手数ですが、ご確認のほど宜しくお願いいたします。

〇〇(自分の名前)

 

進捗問い合わせの返信

 

問い合わせの返信

△△様/株式会社△△御中(名前が分からない場合は企業名を書く)

お世話になっております。
登録スタッフの〇〇でございます。

ご確認・ご連絡いただきありがとうございます。

今後とも何卒よろしくお願い致します。

〇〇(自分の名前)

 

返信ときに追加紹介をお願いするとき

 

問い合わせの返信

△△様/株式会社△△御中(名前が分からない場合は企業名を書く)

お世話になっております。
登録スタッフの〇〇でございます。

ご確認・ご連絡いただきありがとうございます。
誠に残念ですが、選考結果について承知いたしました。

引き続き求職を行っております。
ぜひお仕事の紹介をいただけますと幸いです。

何卒よろしくお願い致します。

〇〇(自分の名前)

 

電話の問い合わせがおすすめ

 

質問と同様で、電話をする時間があれば電話で直接問い合わせることをオススメいたします。

 

もし選考に引き続き時間がかかるのであれば、その場で別の求人紹介をお願いできるためです。

 

ライフスタイルと併せて、電話・メールの使い分けをしましょう。

 

電話で問い合わせる方法を知りたい人は、今すぐこちらをチェックしましょう。

 

CHECK!
派遣会社・問い合わせ
派遣会社の連絡・選考が遅いときの問い合わせ方とスクリプトをコーディネーターが解説

続きを見る

 

選考に落ちてしまった場合

 

選考落ちの連絡に対しては、メール返信もしなくてもOKです。

 

もし理由が気になればメール返信をしてみましょう。

 

選考落ちの返信

選考結果のご連絡ありがとうございます。
(可能であれば、結果のご理由をお伺いできますでしょうか。)
(今後の仕事探しに役立てたく存じております。)

引き続きお力添えいただきたく存じます。
何卒よろしくお願いいたします。

△△(名前)

 

このような返信メールがあると、「何か紹介しなきゃ」と派遣会社に思わせることができるので面倒ですが実践してみましょう。

 

テンプレート④:職歴の更新について

 

職歴更新は履歴書を添付してメール送付する方法がおすすめ。

 

情報量が多くなるので、メール本文へ記載してすると長くなりすぎてしまいます。

 

またファイルを作成しておけば、複数の派遣会社へ送付して使い回せるため便利。

 

職歴更新メール

職歴の登録・更新をお願いしたくご連絡いたしました。
お手数ですが、添付ファイルのご確認をお願いいたします。

◇ファイル:職歴一覧

ご対応のほど宜しくお願いいたします。

△△(名前)

 

実は派遣会社への職歴登録は仕事紹介を受けるために最も重要とも言えます。

 

登録の仕方を少し変えるだけでも、紹介される件数やマッチングの精度が大きく変わります。

 

職歴を更新するときのポイントを知らない方は、こちらを今すぐチェックしましょう。

 

CHECK!
派遣登録・経験
派遣のお仕事紹介されない原因は?◇紹介されやすい登録方法を解説

続きを見る

 

メールの書き方・返信の基本マナー

 

派遣会社へのメールにマナーがなくても問題はないのですが、社会人として知っておくべきスキルなので確認しておきましょう。

 

やはり連絡が「早く・マメで・丁寧」な派遣スタッフとはやりとりしていて気持ちいいので、お仕事紹介を多くしてしまったりするものなのです。

 

まずメールの対応をするときのよくある3つの質問をご説明いたします。

 

件名って消す?

 

件名は残したまま、変更せずに返信しましょう。

 

一覧からメールをチェックするときに、件名が書かれていないと対応の優先度が下がることも。

 

件名で要件を管理している

 

派遣コーディネーターは、1日100件以上のメールを見ることもあります。

 

対応が漏れることはありませんが、件名が残っているとメールの対応状況が管理しやすいのです。

 

そのため件名は残したままで返信をするようにしましょう。

 

返信の宛先は?

 

メールで仕事紹介をされている場合は「全員返信」で送信すればOKです。

 

今までに一度もメールのやり取りをしていない方は、インターネットで「問い合わせフォーム」を検索し連絡しましょう。

 

直接該当の部署でなくても、社内で確認をしてもらえるため、活用しましょう。

 

返信はいつまで?

 

ビジネスメールの返信は、「24時間以内にすべき」と言われています。

 

ですが、仕事紹介への電話連絡や返信は当日中に連絡したほうがいいです。

 

早い返信は選考がスムーズになる

 

正社員や契約社員の求人に比べると選考スピードが早く、最短で募集当日に就業決定しクローズの場合もあります。

 

「エントリー希望の求人」であっても、返信のタイミングによっては別の派遣スタッフで選考が進んでしまうこともあるので注意が必要です。

 

メールを避けたほうが良い時間は?

 

深夜などを含めて避けたほうが良い時間はありません。

 

派遣会社の営業時間に確認してもらえるので、時間を気にせず返信はしましょう。

 

署名について

 

メールを送るときには、署名を設定するのがビジネスマナーです。

 

個人で使っているメールの署名には、必要最低限の情報があればOK。

 

この署名を参考に、署名の設定をしてみましょう。

 

署名

******************

派遣 花子(Haken HANAKO)
TEL:XXXXX@XXX.com
E-mail:080-XXXX-XXXX

******************

 

署名の設定方法は、使っているメールによって異なるため調べてみましょう。

 

ポイント

  • 件名は残したまま返信しよう
  • 24時間以内にはメール返信しましょう
  • メール送信・返信はどの時間でもOK

 

 

まとめ:フォーマット活用で、やり取りをスムーズに

 

いかがでしょうか。

今まで対応に悩んでいたメールも、フォーマットを活用すればラクラク。

 

改めてご紹介したポイントをシェアいたします。

 

  • メールのマナーが守れていると紹介数アップのチャンス
  • メールの返信はその日のうちに
  • 電話する時間があればメールより電話がおすすめ

 

1分でも早く連絡をすることで、派遣会社からの信頼を得られます。

 

またそれだけでなく、選考に入るタイミングも早くなるため、社内選考へプラスの影響もあります。

 

メール返信に困ったらぜひ活用してみてください。

-連絡