コピペOK！派遣会社のメール返信･書き方とは？【例文10選】

このように派遣会社へのメール応対に悩んでいる方へお届けいたします。

ここでは、大手派遣会社で1000名以上の就業機会に携わっているコーディネーターなべけんが、コピー・アンド・ペーストで使えるメールの型をシェアいたします。

テンプレート①：本文の最初

 

メールのやり取りはビジネス要素が含まれます。

そのためLINEなどSNSのように「要件だけ伝える」のではなく、定型の挨拶文言を入れるようにしましょう。

 

コーディネーターや営業の名前分かるとき

 

担当者の名前を知っているときや、何回か連絡を取っているときはこのテンプレートを使います。

 

 

やり取りが続いて返信を繰り返すときも、企業名・担当者名を入れるようにしましょう。

 

担当名が分からないとき

 

メールの名前が会社名や部署名でメールが送られてくるときは、担当者がわからないこともありますよね。

 

そのときにはこのテンプレートを使いましょう。

 

 

「様」は人の名前にしか使えませんが、「御中（おんちゅう）」は企業名や部署の後に使うキーワードです。

 

テンプレート②：仕事の紹介時（エントリー・質問・辞退）

 

仕事の紹介を受けたときには、1分でも早く連絡したほうが良いです。

 

派遣会社へ伝える情報は紹介ごとに変わるわけではないので、ぜひ活用してください。

 

ここでは3つの目的に分けて、テンプレートを紹介いたします。

 

エントリー希望するとき

 

エントリーを希望しても、選考を進める際に確認事項があります。

 

確認項目をエントリー希望と併せて回答すると、確認の手間が省けるため選考がスムーズに。

 

 

スケジュールは具体的に書く

 

また職場見学の対応ができるスケジュールの回答は、【例1】のフォーマットが最も調整がしやすくなります。

 

まず対応できるベースの時間帯を「待ち合わせ」から「職場見学終了」までで回答します。

 

もしこの時間帯で対応できない日があれば、この例のように「6/18は終日不可」と書きましょう。

 

質問するとき（エントリー希望）

 

「もし分かれば知りたい」程度の質問がある場合には、先にエントリーすることがおすすめです。

先に申し上げたとおり選考のスピードが早いため、大きな懸念がなければ先に選考へ進めてもらいましょう。

 

 

変則的な休みは事前に案内あり

 

【例1】は多くの人が気になる質問ですが、特別な記載がない場合はカレンダー通りのお休みになります。

回答が予想できる内容の質問であれば、先にエントリーをしましょう。

 

重視している条件でなければまずエントリー

 

【例2】も重要な確認事項ですが、企業の担当者から情報を共有されるまでに時間がかかることもあります。

 

先にエントリーをしないと、確認をしている間に別の候補者で選考が進んでしまう可能性が高いです。

 

最重要な条件であれば別ですが、そうでなければ同じく先にエントリーがおすすめです。

 

質問をするとき（エントリー前に確認）

 

仕事を探す上で重要視しているポイントがあれば、エントリーに確認しましょう。

 

求人に対して質問をする際は、内容を具体的に記載することでやり取りが少なく確認できますね。

 

 

質問の意図が分かるように質問

 

【例1】のように質問すると、「若い職場は抵抗がある」ことが伝えられます。

 

たとえば「若い人が何人働いていますか？」という質問の場合、質問の意図が分からず回答が後回しになる可能性もあります。

 

YES/NOの質問をする

 

【例2】は派遣会社の回答がYes/Noなので対応しやすく、事前にクライアントへの相談も可能な場合はスムーズに交渉が進みます。

 

質問があるときは電話がおすすめ

 

メールで回答するとなると文章を書く時間がかかるため、実は対応が後回しになってしまいがちなのです。

 

また文章だとご説明の通り意図が伝わりにくいこともあるので、時間があれば電話でサクッと確認して疑問を解消しましょう。

 

メールでの紹介の断り方

 

ポイントは辞退の理由を明記することです。

 

見送る理由を書かなければ、また同じような紹介の連絡が来てしまいます。

 

 

辞退理由を書くと次の紹介に繋がる

 

また見送る条件によっては、質問パターンと同様で派遣会社がクライアントへ交渉をしてくれることも。

 

交渉ができなかったとしても、次の仕事紹介に活かしやすいため別の求人をすぐに探してくれるので、ぜひ理由も添えて返信するようにしましょう。

 

テンプレート③：選考の進捗について

 

本来であれば、派遣会社が遅延なく連絡すべきなのですが、選考に時間がかかるケースもあります。

 

選考のリアルな状況を知るためにもメールで問い合わせてみましょう。

 

早速メールでの問い合わせ方法をシェアいたします。

 

進捗を問い合わせる

 

求人にエントリーをして3営業日連絡がなかったら、このメールを派遣会社へ送るようにしましょう。

 

進捗問い合わせの返信

 

 

返信ときに追加紹介をお願いするとき

 

 

電話の問い合わせがおすすめ

 

質問と同様で、電話をする時間があれば電話で直接問い合わせることをオススメいたします。

 

もし選考に引き続き時間がかかるのであれば、その場で別の求人紹介をお願いできるためです。

 

ライフスタイルと併せて、電話・メールの使い分けをしましょう。

 

選考に落ちてしまった場合

 

選考落ちの連絡に対しては、メール返信もしなくてもOKです。

 

もし理由が気になればメール返信をしてみましょう。

 

 

このような返信メールがあると、「何か紹介しなきゃ」と派遣会社に思わせることができるので面倒ですが実践してみましょう。

 

テンプレート④：職歴の更新について

 

職歴更新は履歴書を添付してメール送付する方法がおすすめ。

 

情報量が多くなるので、メール本文へ記載してすると長くなりすぎてしまいます。

 

またファイルを作成しておけば、複数の派遣会社へ送付して使い回せるため便利。

 

 

実は派遣会社への職歴登録は仕事紹介を受けるために最も重要とも言えます。

 

登録の仕方を少し変えるだけでも、紹介される件数やマッチングの精度が大きく変わります。

 

職歴を更新するときのポイントを知らない方は、こちらを今すぐチェックしましょう。

 

メールの書き方・返信の基本マナー

 

派遣会社へのメールにマナーがなくても問題はないのですが、社会人として知っておくべきスキルなので確認しておきましょう。

 

やはり連絡が「早く・マメで・丁寧」な派遣スタッフとはやりとりしていて気持ちいいので、お仕事紹介を多くしてしまったりするものなのです。

 

まずメールの対応をするときのよくある3つの質問をご説明いたします。

 

件名って消す？

 

件名は残したまま、変更せずに返信しましょう。

 

一覧からメールをチェックするときに、件名が書かれていないと対応の優先度が下がることも。

 

件名で要件を管理している

 

派遣コーディネーターは、1日100件以上のメールを見ることもあります。

 

対応が漏れることはありませんが、件名が残っているとメールの対応状況が管理しやすいのです。

 

そのため件名は残したままで返信をするようにしましょう。

 

返信の宛先は？

 

メールで仕事紹介をされている場合は「全員返信」で送信すればOKです。

 

今までに一度もメールのやり取りをしていない方は、インターネットで「問い合わせフォーム」を検索し連絡しましょう。

 

直接該当の部署でなくても、社内で確認をしてもらえるため、活用しましょう。

 

返信はいつまで？

 

ビジネスメールの返信は、「24時間以内にすべき」と言われています。

 

ですが、仕事紹介への電話連絡や返信は当日中に連絡したほうがいいです。

 

早い返信は選考がスムーズになる

 

正社員や契約社員の求人に比べると選考スピードが早く、最短で募集当日に就業決定しクローズの場合もあります。

 

「エントリー希望の求人」であっても、返信のタイミングによっては別の派遣スタッフで選考が進んでしまうこともあるので注意が必要です。

 

メールを避けたほうが良い時間は？

 

深夜などを含めて避けたほうが良い時間はありません。

 

派遣会社の営業時間に確認してもらえるので、時間を気にせず返信はしましょう。

 

署名について

 

メールを送るときには、署名を設定するのがビジネスマナーです。

 

個人で使っているメールの署名には、必要最低限の情報があればOK。

 

この署名を参考に、署名の設定をしてみましょう。

 

 

署名の設定方法は、使っているメールによって異なるため調べてみましょう。

 

 

派遣会社へのメール返信（例文10選）まとめ

 

今まで対応に悩んでいたメールも、フォーマットを活用すればラクラク。

 

改めてご紹介したポイントをシェアいたします。

 

 

1分でも早く連絡をすることで、派遣会社からの信頼を得られます。

 

またそれだけでなく、選考に入るタイミングも早くなるため、社内選考へプラスの影響もあります。

 

メール返信に困ったらぜひ活用してみてください。