勤怠

メールコピペOK|派遣の突発・事前に休み希望連絡の注意点について業界プロが詳しく解説

こんなことが分かる

  • 事前に分かっている休みの申請手順は?
  • 休みの申請はいつ伝えればいい?
  • メールで連絡するときは何を書けばいい?
  • 休むときに理由は伝えるべき?

このように派遣先を休みたいときの対応方法についてお届けいたします。

はじめまして、なべけんと申します。

大手人材派遣会社のコーディネーターとして、今までに1000名以上の就業機会に携わっています。

わたしのコーディネーター経験が、みなさんのお悩み解決へお力になれたら幸いです。

それでは参ります。

なべけん
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休みたいときの3つの事前対応

 

休みたいときには、いつ何をすればいいの?

 

仕事を休みたいときには、これからご紹介する3つの対応をすればOKです。

 

休みたいときにするべきこと

  • 派遣先の上司へ事前に相談
  • 派遣会社の担当へ報告
  • 休みの前日にリマインド

 

では早速、3つの対応を詳しく見てみましょう。

 

派遣先の上司へ事前に相談

 

まず休みを取ることが分かったタイミングで、派遣先の上司へ休みの相談をしましょう。

 

もし勤怠の申請ルールが職場にあれば、そのルールに従って相談をします。

 

ではルールがないときは、休みの相談はいつ伝えればいいのでしょうか。

 

早ければ1ヶ月前にでも伝える

 

早く伝えておくことに問題はないので、1ヶ月前に伝えても問題ありません。他の人の休み希望と被ってしまうことを避けられるので早く伝えておくと安心です。

 

また同業務者が少ない職場のときは、仕事の調整もあるので勤怠の相談は早いに越したことはないですね。

 

派遣会社の担当へ報告

 

ショートメッセージあるいはメールで報告をしましょう。休みを取るのに営業担当の許可は要らないので、事後報告をすれば問題ありません

 

派遣会社へ連絡が必要な理由は、派遣スタッフの勤怠管理・労務管理を営業担当が行っているためです。

 

有給休暇を使うときはその旨を伝える

 

有給休暇を使用するときは、お休みを取ることと併せて有給を使用することを伝える安心です。

 

派遣会社によっては、会員サイトから申請することもできるので、各派遣会社の申請方法に従って対応するようにしましょう。

 

【メールテンプレート】前日に伝言とリマインドメール

 

休みの申請をしてから日が経っていると、休むことを失念していることもあるので、改めて前日に休むことを派遣先へ伝えましょう

 

また口頭の報告と併せて、リマインドのメールも送ると「報告・連絡・相談」の漏れを防ぐことができますね。

 

仕事の引き継ぎがあれば伝える

 

休みの日にどうしても対応しなければいけない仕事があれば、担当者へ依頼をするようにしましょう。

 

もし休み明けに自分で対応できるのであれば、依頼をする必要はありませんね。

 

【コピペOK】メールテンプレート

 

口頭で伝えた後に、メールでもリマインドを流すと好印象です。このときに、上司だけでなく同僚などの部署関係者にも同送しましょう。

 

またCCに派遣会社の営業担当を入れておくと、休みの日に連絡が来ることもないので送付すると良いですね。

 

宛先:就業先ご担当者
CC:(就業先の部署)、(就業先関係者)、派遣会社の営業担当
件名:【■/■(■)勤怠連絡】派遣スタッフ△△
〇〇さん

◇◇派遣会社
✗✗さん

お疲れさまです、派遣スタッフ△△です。
明日■/■(■)お休みをいただきます。

明日までに対応する業務はございません。
(もし仕事の依頼があればここに記載)

ご迷惑をおかけいたしますが、
よろしくお願いいたします。

△△

 

ポイント

  • 事前に派遣先の上司へ相談
  • 営業担当にも連絡を入れる
  • 前日にリマインドをする

 

突発休み連絡の3つの手順

 

突発的に休むときはどうすればいい?

 

体調不良や過程の事情で当日に突発的に休まなければならないときは、まずは電話で連絡をしましょう。

 

どうしても体調が悪くメールでなければ連絡ができないときは、【突発休みのメール連絡】を参考にメールで連絡をします。

 

まず派遣先へ連絡する

 

先に派遣先へ連絡をしないと無断欠勤と勘違いされてしまうため、印象が悪くなってしまいます。そのため、営業担当への連絡よりも先に派遣先へ連絡をしましょう。

 

できれば理由を伝える

 

伝えるのに抵抗がない理由であれば、きちんと理由を伝えた上で休む旨を伝えましょう。

 

理由と伝えておくと、担当者へ不要な心配をかけずに済むので、理由は伝えておくといいですね。

 

次に営業担当へ連絡する

 

派遣先に伝えた後に、営業担当へも連絡をしましょう。営業担当が勤怠管理をしているので、派遣先だけでなく連絡が必要です。

 

理由を伝えると尚

 

営業担当に理由を伝えておくと、営業担当と派遣先がコミュニケーションをするときにスムーズになります。

 

「報告・連絡・相談」がきちんとできる人は好印象なので、派遣先への連絡時と同様で抵抗感がなければ併せて休み理由を伝えましょう。

 

なお営業担当には伝えても良くて、派遣先に伝えるのに抵抗があるときは、その旨も併せて営業担当には伝えましょう。

 

【トークスクリプト】派遣会社の窓口へ連絡

 

もし営業担当へ連絡が繋がらなかったら、派遣会社の窓口に連絡するようにしましょう。

 

派遣会社へ連絡をすると受付が営業担当に伝えてくれるので、ショートメッセージやメールの連絡も不要になります。連絡したときの流れは、このような確認になります。

 

自分:お世話になっております、御社(おんしゃ)より就業中の△△と申します。本日、体調不良でお休みをするためご連絡いたしました。
派遣会社:ご連絡ありがとうございます。派遣先へはお伝え済みでしょうか?
自分:派遣先の担当者の〇〇様へはお伝え済みでございます。営業担当の□□様へよろしくお伝えくださいませ。

 

【コピペOK!テンプレート】突発休みのメール連絡

 

先にもお伝えしましたが、突発休みのときは基本的には電話で連絡をしましょう。もし電話ができない状況にあるときは、メールを活用しましょう。

 

宛先:就業先ご担当者
CC:派遣会社の営業担当
件名:【■/■(■)勤怠連絡】派遣スタッフ△△
〇〇さん

◇◇派遣会社
✗✗さん

お疲れさまです、派遣スタッフ△△です。
本日、体調を崩してしまったためお休みをいただきます。
(38度の発熱のため、お休みをいただきます。)
()

ご迷惑をおかけいたしますが、
よろしくお願いいたします。

△△

 

ポイント

  • まず初めに派遣先へ連絡をする
  • 突発休みのときは電話で連絡をする
  • 電話ができないときはメールで連絡をする

 

なべけん
他にもメールテンプレートを知りたい人は、この記事をチェックしましょう!

 

派遣会社・メール
コピペOK!派遣会社のメール返信・書き方とは?【例文10選】

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休みの理由は伝えるべきかどうか

 

休みのとり方によって、理由を伝えたほうが良いときもあれば、伝えなくても良いときもあります。この違いについて3つに分けてご紹介いたします。

 

定期的な休みは伝えておくと良い

 

通院や介護などの定期的な休みがあるときは、理由と頻度を伝えておくとスムーズですね。

 

頻度を伝えておくと、業務の調整をしてくれたり仕事を進めるに当たってもメリットが多いので伝えるようにしましょう。

 

突発的な休みは伝える

 

前にもご説明したとおり、突発的に休むときは理由を伝えないと不信感を募ってしまうこともあります。

 

後々働きづらくなることを避けるためにも、偽りなく理由を伝えると良いですね。

 

有給休暇は理由を伝えなくて良い

 

有給は労働者の権利なので、理由によって使える・使えないはありません。そのため「有給を使う」ということだけ伝えればOKですね。

 

ポイント

  • 定期的に休むときは理由を伝えると良い
  • 突発的な休みも理由を伝えると不信感がない
  • 有給休暇は理由を伝えなくてもOK

 

休みが取りやすい職場の3つの特徴

 

どんな職場だったら休むが取りやすい?

 

仕事を探すときに、3つの特徴のいずれかがあると休みが取りやすいことが多いです。ただし、100%当てはまるわけではないので、休みの取りやすさは事前に営業担当へ確認するようにしましょう。

 

では、3つの特徴について詳しく見てみましょう。

 

残業が少ない

 

残業が多い職場だと仕事の量が多いため、1日休むと翌日へ業務のしわ寄せが発生してしまい、休むが取りづらいこともあります。

 

残業が少ない仕事であれば仕事の負担が少ないことも多く、調整しやすい職場が多いです。

 

同業務者が多い

 

自分が担当している仕事が少人数制の場合は、業務の調整が発生するので休みが取りづらいことも多いです。

 

3名以上同じ仕事を担当している人がいると、休みの調整がしやすいですね。

 

育休取得率が高い

 

育休明けの人が多く活躍している職場は、休みを取ることに寛容な職場が多いです。

 

慣らし保育や急なお迎えで早退にも理解がなければ、育休の取得率が低くなってしまうため、休みの取りやすさの指標の1つになりますね。

 

3つの特徴

  • 残業が少なめの職場
  • 大手の企業で同業務者が多い
  • 育休取得率が高い

 

まとめ:休み連絡の好印象が契約延長・仕事紹介に

 

いかがでしたか。

あらためてご紹介したポイントを確認しましょう。

 

  • 休み希望は早めに伝える
  • 休みの前日にリマインドの伝言とメール
  • 突発休みは可能な限り電話で連絡する
  • 休みを取りやすい職場の特徴を知ろう

 

少しでもお力になれたら幸いです。

それでは失礼いたします。

  • この記事を書いた人

なべけん

キャリアコンサルタント|新卒で大手人材会社へ入社し、人材コーディネーターや採用、育成などを担当。現在は独立し、現在はカウンセリングや個人メディアによる情報発信など幅広くキャリア支援に携わる|保有資格:国家資格キャリアコンサルタント(登録番号19005362)

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